Je verlaat een bedrijf, ik teken ergens anders, en drie maanden later vraagt een makelaar om de laatste drie loonstroken. De reflex: inloggen op Arkevia. Behalve dat het professionele e-mailadres is gedeactiveerd, het wachtwoord vergeten is, en je zelfs niet meer weet of het account nog bestaat. Dit scenario komt vaak voor, en het goede nieuws is dat de digitale kluis van Arkevia de documenten veel langer bewaart dan het einde van het arbeidscontract.
Gedeactiveerd e-mailadres en verloren wachtwoord: toegang tot Arkevia ontgrendelen
De eerste blokkade na een verandering van werkgever is bijna altijd de e-mail. Als het Arkevia-account is aangemaakt met een professioneel e-mailadres, wordt dit afgesloten zodra het contract eindigt. De procedure voor het opnieuw instellen van het wachtwoord stuurt een link naar een mailbox die niet meer bestaat.
Ook interessant : Ontdek hoe het portaal 1 Doel 1 Opleiding de toegang tot beroepsopleiding vereenvoudigt
Om eruit te komen, begin je met te controleren of er een persoonlijk e-mailadres is opgegeven in het Arkevia-profiel ten tijde van de activatie. Als dat het geval is, werkt de reset normaal gesproken vanaf de inlogpagina MyArkevia. Zo niet, dan moet je rechtstreeks contact opnemen met de Arkevia-ondersteuning om de wijziging van het e-mailadres dat aan het account is gekoppeld te vragen. Je kunt verwachten dat je een identiteitsbewijs en mogelijk een oude loonstrook moet overleggen om te bewijzen dat je de rechtmatige houder bent.
Een praktische tip voor degenen die nog in dienst zijn of in opzegging: voordat je vertrekt, hoef je alleen maar naar de accountinstellingen te gaan en het professionele e-mailadres te vervangen door een persoonlijk adres. Deze handeling duurt twee minuten en voorkomt weken van administratieve rompslomp. Om de volledige procedure beter te begrijpen, kun je toegang krijgen tot mijn Arkevia-account via een gedetailleerde gids die de verschillende scenario’s behandelt.
Lees ook : Hoe een chemische verankering in natuursteen en hout succesvol uit te voeren
Bewaring van Arkevia-loonstroken: wat de regelgeving vereist
De vraag die het vaakst terugkomt, is: verdwijnen mijn documenten wanneer ik het bedrijf verlaat? Het antwoord is nee, en het is geen simpele commerciële belofte.
Elektronische loonstroken worden 50 jaar bewaard, of totdat de houder de pensioenleeftijd bereikt, verhoogd met enkele jaren afhankelijk van de situatie. Deze termijn is geen keuze van Arkevia: het komt voort uit de regelgeving over de digitale kluis. De reden achter deze verplichting heeft te maken met pensioen. De loonstroken dienen als bewijs om een carrière te reconstrueren, kwartalen te valideren, of een rekenfout aan te vechten.
In geval van beëindiging van de activiteiten van de dienstverlener zelf, schrijft de regelgeving voor dat gebruikers ten minste drie maanden van tevoren moeten worden gewaarschuwd en hun bestanden in een gestructureerd en veelgebruikt elektronisch formaat moeten kunnen ophalen. De werknemer is dus geen slachtoffer van de dienst.
Digitale kluis of eenvoudige HR-opslagruimte
Niet alle bedrijven gebruiken Arkevia op dezelfde manier. Sommige maken gebruik van de digitale kluis in de wettelijke zin, waar de documenten toegankelijk blijven voor de werknemer, zelfs na zijn vertrek. Anderen gebruiken een opslagruimte die meer geïntegreerd is in de interne HR-software: in dat geval kan de toegang aan het einde van het contract worden gedeactiveerd.
De reacties hierover variëren afhankelijk van de bedrijfsconfiguraties. Als je twijfelt, is het beter om de vraag aan de HR-afdeling te stellen vóór de vertrekdatum en je documenten uit voorzorg te downloaden.
Download je Arkevia-loonstroken voor en na vertrek
Of je nu nog in dienst bent of al vertrokken, de downloadprocedure blijft hetzelfde zodra je bent ingelogd. Je gaat naar het documentengedeelte, selecteert de bestanden en slaat ze lokaal op. Enkele concrete reflexen om aan te nemen:
- Download alle loonstroken in PDF zodra de opzegging begint, zonder te wachten op de laatste dag. Bewaar ze op een persoonlijke harde schijf of een privé cloudservice.
- Controleer of de documenten van het einde van het contract (werkcertificaat, attest van Pôle emploi, eindafrekening) correct zijn opgeslagen in de kluis door de vorige werkgever.
- Bewaar een kopie van de jaarlijkse beloningssamenvatting, vaak nuttig voor belastingaangiften of hypotheekaanvragen.
Vertrouw niet alleen op de digitale kluis voor archivering. Zelfs met een gegarandeerde bewaring van meerdere decennia, elimineert het hebben van een lokale kopie elk risico dat verband houdt met het vergeten van inloggegevens of een verandering van dienstverlener aan de werkgeverszijde.
Nieuwe werkgever en nieuwe Arkevia-kluis: twee aparte accounts
Wanneer je bij een bedrijf komt dat ook Arkevia gebruikt, zou je verwachten je oude documenten in dezelfde ruimte te vinden. Dat is niet het geval. Elke werkgever creëert een aparte ruimte, gekoppeld aan zijn eigen contract met de dienstverlener.
Concreet heb je twee verschillende Arkevia-toegangspunten, mogelijk gekoppeld aan twee verschillende e-mailadressen. De loonstroken van de vorige werkgever blijven in de oude kluis. De nieuwe documenten komen in de nieuwe. Er is geen automatische fusie van de ruimtes.
Centraliseer je documenten ondanks de scheiding van de accounts
Om een duidelijk overzicht van je hele carrière te behouden, blijft de meest betrouwbare oplossing het systematisch downloaden. Bij elke functiewisseling haal je alle bestanden op en sorteer je ze in een persoonlijke boomstructuur (per werkgever, per jaar). Deze gewoonte lijkt misschien tijdrovend, maar het kost minder dan een half uur en lost definitief het probleem van verspreiding op.
Sommige werknemers gebruiken een persoonlijke digitale kluis (zoals Digiposte) als aanvulling op Arkevia om alle documenten op dezelfde plek te verzamelen, ongeacht de werkgever. Deze aanpak werkt goed, mits je de lokale back-ups niet verwaarloost.
Het meest effectief is om tijdens de opzegtermijn actie te ondernemen in plaats van erna. Zodra het professionele e-mailadres is afgesloten en de HR-toegang is gesloten, kost elke poging tot herstel meer tijd en hangt het af van de goedwillendheid van een technische ondersteuning. Het wijzigen van je e-mailadres, het downloaden van je bestanden, het noteren van je inloggegevens: drie eenvoudige handelingen die voorkomen dat je achter documenten aan moet rennen die je op het slechtste moment nodig hebt.